QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA CUNG TRIỂN LÃM KIẾN TRÚC, QUY HOẠCH XÂY DỰNG QUỐC GIA

      (Ban hành kèm theo Quyết định số 15/QĐ-CXDQG ngày 26/5/2015)

 

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

 

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, trách nhiệm, mối quan hệ công tác và chế độ làm việc giữa Giám đốc với các Phó Giám đốc; giữa các Phó Giám đốc; giữa Lãnh đạo Cung với các Trưởng phòng; giữa các Trưởng phòng, giữa Lãnh đạo Cung với Cấp ủy, các tổ chức chính trị - xã hội cùng cấp và một số chế độ công tác khác.

2. Quy chế này áp dụng đối với toàn bộ cán bộ, nhân viên, người làm việc theo chế độ hợp đồng tại Cung và các cá nhân, tổ chức có liên hệ công tác với Cung.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Giám đốc, Phó giám đốc gọi chung là Lãnh đạo Cung.

2. Trưởng, phó phòng gọi chung là cán bộ quản lý phòng.

3. Viên chức, nhân viên thử việc, tập sự, cá nhân làm việc tại Cung ký hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP gọi chung là cán bộ, nhân viên.

Điều 3. Nguyên tắc làm việc

1. Cung làm việc theo chế độ Thủ trưởng. Mọi hoạt động của Cung đều phải tuân thủ quy định của pháp luật, sự chỉ đạo điều hành của Viện và của Bộ trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Cán bộ, nhân viên thuộc Cung có trách nhiệm thực hiện, giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền được phân công.

2. Trong phân công công việc, nếu chỉ liên quan đến một phòng thì Trưởng phòng đó phải chịu trách nhiệm. Nếu công việc liên quan đến nhiều phòng thì Trưởng phòng được giao chủ trì phải chịu trách nhiệm chính về tiến độ, kết quả được giao. Trong quá trình thực hiện phải tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy định của pháp luật (trừ trường hợp có yêu cầu khác của cơ quan cấp trên).

3. Bảo đảm phát huy năng lực và sở trường của cán bộ, nhân viên, đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định.

4. Bảo đảm dân chủ, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động.

5. Cán bộ, nhân viên thuộc Cung được trao đổi, phát biểu ý kiến và được cung cấp thông tin theo quy định. Trường hợp được Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực làm việc trực tiếp về công tác chuyên môn thì cán bộ, nhân viên được điều động trực tiếp có trách nhiệm thực hiện công việc được giao, sau đó báo cáo với Trưởng phòng về công việc được giao, kết quả thực hiện.

 

Chương II
TRÁCH NHIỆM, PHẠM VI, CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC, CÁC QUAN HỆ CÔNG TÁC

 

 

Điều 4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Giám đốc Cung

1. Trách nhiệm: 

a) Giám đốc là người đứng đầu Cung, chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện Quy hoạch đô thị và nông thôn quốc gia, Bộ trưởng Bộ Xây dựng về tổ chức, hoạt động của Cung theo quy định của pháp luật. Giám đốc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành chung mọi mặt hoạt động của Cung; chỉ đạo, điều hành trực tiếp các Phó giám đốc, các trưởng, phó đơn vị trực thuộc Cung, trong các trường hợp cần thiết sẽ điều hành trực tiếp từng cán bộ, nhân viên; thực hiện đầy đủ, nghiêm túc mọi nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc theo quy định của pháp luật; trực tiếp chỉ đạo các nhiệm vụ lớn, quan trọng trong tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cung.

b) Phân công nhiệm vụ cho các Phó giám đốc, các phòng ban; chủ động phối hợp với các cơ quan đơn vị khác liên quan để xử lý các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của Cung hoặc các nhiệm vụ khác do cấp trên phân công. Giám đốc có thể ủy quyền cho một Phó giám đốc điều hành công việc thay thế trong thời gian Giám đốc đi công tác.

c) Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc Cung.

d) Điều hành cơ quan trong việc chấp hành chính sách, pháp luật của Nhà nước, quy chế của Cung, các chủ trương, chính sách của chính quyền địa phương nơi đơn vị đóng trụ sở.

2. Phạm vi giải quyết công việc:

a) Những công việc thuộc thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này.

b) Những công việc được cấp trên trực tiếp phân công hoặc ủy quyền.

c) Trực tiếp giải quyết một số việc đã giao cho Phó Giám đốc (kể cả những công việc đã giao cho đơn vị, cá nhân thuộc Cung), nhưng do thấy cần thiết vì nội dung vấn đề cấp bách, quan trọng hoặc vướng mắc, hoặc do Phó giám đốc đi công tác; những việc liên quan đến từ hai Phó giám đốc trở lên nhưng các Phó giám đốc có ý kiến khác nhau; những vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền giải quyết của Phó giám đốc.

d) Giám đốc chịu trách nhiệm lập Sơ đồ tổ chức bộ máy, điều động nhân sự cho phù hợp với năng lực cá nhân, ra quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động đối với Trưởng, phó các phòng (theo Quyết định số 49/QĐ-VQHQG ngày 27/12/2013) và các Tổ trong Cung.

đ) Giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của Giám đốc Cung.

Điều 5. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó giám đốc

1. Trách nhiệm

Phó giám đốc được Giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước pháp luật về kết quả hoạt động của lĩnh vực do mình phụ trách; giải quyết các công việc đột xuất khác khi được Giám đốc giao.

2. Phạm vi giải quyết công việc:

a) Chỉ đạo kiểm tra việc triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các quyết định của Giám đốc trong phạm vi được phân công, phát hiện và đề xuất những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung.

b) Trực tiếp, chủ động giải quyết công việc trong lĩnh vực được phân công phụ trách và trong phạm vi quy định của pháp luật hiện hành. Nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực của Phó giám đốc khác thì trực tiếp phối hợp với Phó giám đốc đó để giải quyết. Trường hợp cần có ý kiến của Giám đốc hoặc giữa các Phó giám đốc còn có các ý kiến khác nhau hoặc những công việc cần có sự vận dụng khi giải quyết phải báo cáo Giám đốc quyết định.

c) Đề xuất với Giám đốc các chủ trương, chính sách, phương thức, giải pháp tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý của Cung đối với các lĩnh vực được phân công phụ trách.

d) Đối với những vấn đề thuộc về chủ trương hoặc có tính nguyên tắc mà chưa có văn bản quy định hoặc những vấn đề phức tạp mà chưa được hướng dẫn bằng các văn bản của cấp có thẩm quyền và các vấn đề quan trọng khác cần thể hiện quan điểm của Cung thì Phó giám đốc phải báo cáo, đề xuất và xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc trước khi quyết định.

đ) Trường hợp được Viện trưởng, Phó Viện trưởng phụ trách lĩnh vực hoặc cấp trên làm việc và phân công trực tiếp thì Phó giám đốc phải chịu trách nhiệm thi hành ý kiến chỉ đạo của cấp trên, báo cáo Giám đốc trước và sau khi làm việc.

e) Phó giám đốc không xử lý các vấn đề không được Giám đốc phân công, các vấn đề chưa báo cáo Giám đốc và những vấn đề không thuộc thẩm quyền của Cung, Giám đốc. Các văn bản Phó giám đốc ký phải báo cáo và được sự đồng ý của Giám đốc trước khi ban hành.

g) Khi vắng mặt khỏi cơ quan phải báo cáo Giám đốc.

 

 

Điều 6. Cách thức giải quyết công việc của Lãnh đạo Cung:

1. Lãnh đạo Cung họp với các Phòng theo định kỳ, đột xuất để triển khai, giải quyết các công việc theo kế hoạch.

2. Lãnh đạo Cung xử lý công việc hàng ngày trên cơ sở có Phiếu trình giải quyết công việc, ý kiến của các đơn vị, cá nhân theo quy định của từng loại công việc. Những vấn đề quan trọng thì Lãnh đạo Cung sẽ tổ chức họp, làm việc với các Phòng, cá nhân liên quan để tham khảo ý kiến trức khi quyết định. Khi cần thiết Giám đốc làm việc trực tiếp với Trưởng phòng hoặc cán bộ, nhân viên; Phó giám đốc làm việc với Trưởng phòng hoặc cán bộ nhân viên thuộc lĩnh vực phụ trách để giải quyết công việc.

3. Các trường hợp đặc biệt khác do Giám đốc quyết định.

Điều 7. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Trưởng phòng:

Trưởng phòng là người được giao phụ trách, quản lý một Phòng thuộc Cung; trực tiếp giúp Giám đốc Cung và Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng. Trưởng phòng xây dựng chức năng, nhiệm vụ và phân công công việc cụ thể cho từng vị trí công tác của cán bộ, nhân viên trong phòng mình để đảm bảo thực hiện có kết quả và hiệu quả cao.

Bảng phân công nhiệm vụ của Phòng phải báo cáo và được sự đồng ý của Giám đốc.

Trưởng phòng có trách nhiệm:

1. Chủ động đề xuất và tổ chức thực hiện công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng do mình phụ trách; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực về kết quả thực hiện nhiệm vụ đối với lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm vụ đã phân công cho Phòng phụ trách và các công việc được giao khác; thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của pháp luật và của Cung.

2. Những việc phát sinh vượt quá thẩm quyền phải kịp thời báo cáo Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực cho ý kiến chỉ đạo để giải quyết; không chuyển công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của phòng mình sang phòng khác; không giải quyết công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của Phòng khác trừ khi Giám đốc trực tiếp điều hành.

3. Chủ động phối hợp với Trưởng phòng khác thuộc Cung để xử lý những vấn đề có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng và thực hiện nhiệm vụ chung của Cung. Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực trực tiếp giao.

4. Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế làm việc của cán bộ, nhân viên trong Phòng mình; phân công công tác cho cấp phó và cán bộ, nhân viên thuộc quyền quản lý.

5. Khi vắng mặt khỏi cơ quan phải ủy quyền cho cấp phó quản lý, điều hành đơn vị, phải báo cáo và được sự đồng ý của Giám đốc, nghỉ từ 1 ngày trở lên phải có Đơn xin phép. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Giám đốc, Phó Giám đốc Cung phụ trách lĩnh vực và trước pháp luật về mọi hoạt động của phòng trong thời gian được ủy quyền.

Điều 8. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó trưởng phòng

1. Phó trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng phụ trách một số lĩnh vực công tác của phòng, có trách nhiệm chủ động giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực công tác được phân công.

2. Trong phạm vi giải quyết công việc, những vấn đề vượt quá thẩm quyền phải báo cáo xin ý kiến của Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về toàn bộ công việc được giao.

3. Khi vắng mặt khỏi cơ quan phải báo cáo và được sự đồng ý của Giám đốc và Trưởng phòng; nghỉ từ 1 ngày trở lên phải có Đơn xin phép. Tuỳ theo tính cấp bách của công việc do cấp phó đang thụ lý, Trưởng phòng có thể chỉ đạo để cấp phó bàn giao lại cho phòng thực hiện tiếp tục; nhằm đảm bảo công việc của phòng vẫn được thực hiện liên tục và không ảnh hưởng đến công việc chung của Cung.

4. Thực hiện các nhiệm vụ công tác khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng khi được Trưởng phòng phân công hoặc các nhiệm vụ khác theo yêu cầu trực tiếp của Giám đốc Cung hoặc Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực và Các văn bản Phó phòng ký phải báo cáo Trưởng phòng và Giám đốc trước khi ban hành.

Điều 9. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Tổ trưởng, Tổ phó

- Làm việc dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng hoặc trực tiếp của Giám đốc, được quy định trong Quyết định giao nhiệm vụ của Giám đốc.

Điều 10. Trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc của cán bộ, nhân viên

1. Nghiêm chỉnh chấp hành sự chỉ đạo, phân công nhiệm vụ Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực, Trưởng phòng, Phó trưởng phòng. Chủ động nghiên cứu, tham mưu về lĩnh vực chuyên môn được phân công theo dõi, các công việc được Trưởng phòng hoặc Lãnh đạo Cung giao theo chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị;

2. Trường hợp công việc được Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực trực tiếp giao, cán bộ nhân viên phải có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu để làm việc. Sau khi làm việc, cán bộ nhân viên có trách nhiệm báo cáo kịp thời với Trưởng phòng.

3. Chịu trách nhiệm cá nhân trước Trưởng phòng, trước Lãnh đạo Cung và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ, chất lượng, hiệu quả của từng công việc được giao; về quy trình giải quyết công việc được phân công theo dõi.

4. Chủ động phối hợp công tác, trao đổi ý kiến về các vấn đề liên quan, cung cấp thông tin hoặc thảo luận trong cơ quan, tổ công tác để xử lý công việc cụ thể. Trường hợp cần thiết, cán bộ nhân viên có quyền đề nghị Giám đốc, Trưởng phòng phân công thêm người để phối hợp thực hiện nhiệm vụ.

5. Khi vắng mặt khỏi cơ quan phải báo cáo và được sự đồng ý của Giám đốc và Trưởng phòng, nghỉ từ 1 ngày trở lên phải có Đơn xin phép. Tuỳ theo tính cấp bách của công việc do cán bộ, nhân viên được giao, Trưởng phòng có thể chỉ đạo để cán bộ, nhân viên bàn giao lại công việc cho Phòng tiếp tục thực hiện, đảm bảo cho công việc của Phòng vẫn được thực hiện liên tục và không ảnh hưởng đến công việc chung của Cung.

6. Thực hiện các quy định của pháp luật về viên chức; các quy định của cấp trên, của Cung và của phòng.

 

 

Điều 11. Quan hệ công tác giữa Giám đốc và các Phó giám đốc

1. Giám đốc bao quát chung các công việc của các Phó giám đốc, thông tin cho các Phó giám đốc về chủ trương, chính sách liên quan đến lĩnh vực công tác của Cung; ký văn bản bãi bỏ, thu hồi các văn bản do Phó giám đốc ký ban hành khi văn bản đó có nội dung trái với các chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, vượt quá thẩm quyền quy định.

Điều 12. Quan hệ công tác giữa các Phó giám đốc

1. Quan hệ giữa các Phó giám đốc là quan hệ phối hợp. Các Phó giám đốc  được thực hiện quyền hạn của Giám đốc khi giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

2. Khi thực hiện các công việc được phân công, nếu có những vấn đề liên quan đến lĩnh vực của Phó giám đốc  khác thì trực tiếp phối hợp với Phó giám đốc  đó để giải quyết. Trường hợp giữa các Phó giám đốc còn có ý kiến khác nhau thì báo cáo Giám đốc quyết định.

Điều 13. Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Cung với các Trưởng phòng thuộc Cung

1. Lãnh đạo Cung phụ trách lĩnh vực công tác nào thì trực tiếp chỉ đạo Trưởng phòng về các lĩnh vực công tác đó; trong trường hợp liên quan đến phòng khác thì lãnh đạo Cung phụ trách lĩnh vực được giao chủ trì chỉ đạo Phòng liên quan thực hiện phối hợp. Trưởng phòng có trách nhiệm thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cung phụ trách; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch để triển khai thực hiện các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cung.

2. Giám đốc Cung chỉ đạo Trưởng phòng, Phó phòng hoặc cán bộ, nhân viên trực tiếp hoặc bằng văn bản trong một số công việc cần thiết. Trưởng phòng hoặc cán bộ, nhân viên được Giám đốc trực tiếp phân công báo cáo với Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực đó.

3. Trưởng phòng có trách nhiệm trực tiếp hoặc phân công cán bộ, nhân viên cung cấp thông tin, tài liệu cho Lãnh đạo Cung khi có yêu cầu. Các thông tin, tài liệu về công tác tài chính kế toán, tổ chức cán bộ, quản lý tài sản và một số thông tin quan trọng khác chỉ được cung cấp khi có sự đồng ý của Giám đốc.

Điều 14. Quan hệ công tác giữa các Trưởng phòng thuộc Cung

1. Quan hệ giữa các Trưởng phòng là quan hệ phối hợp, khi thực hiện công việc nếu có những vấn đề liên quan đến các phòng khác thì phòng chủ trì chủ động phối hợp với các phòng liên quan để giải quyết công việc. Trong quá trình phối hợp nếu có ý kiến khác nhau, không thống nhất được thì phòng chủ trì có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực.

2. Các công việc cần có sự phối hợp giữa các phòng thì Trưởng phòng có trách nhiệm trực tiếp hoặc phân công cán bộ, nhân viên phối hợp thực hiện và có kế hoạch theo dõi, kiểm tra, giải quyết khó khăn trong quá trình phối hợp.

3. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cung, Trưởng phòng Tổng hợp có trách nhiệm thông báo, theo dõi, đôn đốc, phối hợp với các Trưởng phòng thực hiện các nhiệm vụ công tác đã đề ra; thường xuyên cập nhật tình hình, báo cáo Lãnh đạo Cung.

 

Chương III
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

 

Điều 15. Tiếp nhận và xử lý văn bản đến

1. Phòng Tổng hợp tiếp nhận văn bản đến Cung theo nguyên tắc sau:

- Có dấu công văn đến;

- Đúng thẩm quyền, thủ tục, địa chỉ.

2. Sau khi Giám đốc chỉ đạo, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm chuyển văn bản đến các đơn vị được giao trong ngày làm việc, văn bản đã được xử lý phải có Phòng chủ trì, các Phòng phối hợp (nếu có).

3. Phòng Tổng hợp có trách nhiệm đôn đốc các Phòng thực hiện chỉ đạo của Giám đốc trong việc xử lý văn bản.

 

 

Điều 16. Soạn thảo văn bản

1. Các Phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao chủ động soạn thảo văn bản theo yêu cầu của nhiệm vụ. Khi tiến hành soạn thảo cần xin ý kiến Lãnh đạo Cung phụ trách lĩnh vực. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải theo đúng quy định.

2. Thời hạn soạn thảo văn bản: theo yêu cầu ghi trên văn bản hoặc theo quy định.

3. Đối với văn bản Giám đốc ủy quyền cho Phó giám đốc ký thay hoặc Trưởng phòng, Phó phòng ký thừa lệnh phải báo cáo Giám đốc trước khi ký ban hành.

4. Đối với văn bản góp ý: Phòng được giao chủ trì có trách nhiệm tập hợp ý kiến đóng góp của các Phòng liên quan và hoàn thành dự thảo đảm bảo chất lượng và thời hạn.

5. Phòng Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc soạn thảo văn bản đảm bảo đúng thời hạn. Phòng, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo hoặc tham gia góp ý để chậm trễ mà không có lý do chính đáng sẽ bị khiển trách.

Điều 17. Xử lý công văn, tài liệu gửi đi

1. Trước khi văn bản trình Lãnh đạo Cung ký theo trình tự thủ tục quy định, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra lại về thể thức văn bản, nếu sai thể thức, nội dung thì yêu cầu Phòng soạn thảo sửa lại; khi đã đảm bảo đúng theo quy định mới tiến hành vào hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc lấy mã số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, trình lãnh đạo ký, in ấn, đóng dấu theo đúng quy định và văn bản gửi đi phải phát hành ngay trong ngày theo địa chỉ nơi nhận.

2. Công văn, tài liệu khẩn phải được xử lý theo chế độ khẩn; công văn, tài liệu mật phải được xử lý theo chế độ bảo mật.

Điều 18. Thẩm quyền ký văn bản

1. Giám đốc Cung ký các văn bản theo yêu cầu của Bộ trưởng Bộ Xây dựng và của Viện, các văn bản về tổ chức bộ máy, nhân sự, tài chính kế toán, quản lý tài sản và các văn bản khác mà Giám đốc Cung xét thấy cần thiết.

2. Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực ký thay Giám đốc các văn bản xử lý các vấn đề cụ thể theo lĩnh vực được phân công.

3. Trưởng phòng được Giám đốc ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản có tính chất hướng dẫn, giải thích chế độ chính sách, nghiệp vụ; Trưởng phòng Tổng hợp ký thừa lệnh một số văn bản phục vụ công tác điều hành của Cung.

4. Các văn bản ký thay hoặc ký thừa lệnh phải báo cáo Giám đốc trước khi ban hành.

 

Điều 19. Công tác lưu trữ

1. Các Phòng có trách nhiệm lưu trữ văn bản trong thời hạn theo quy định.

2. Bản gốc văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký phải được lưu trữ theo quy định đối với hồ sơ lưu trữ hiện hành.

3. Các Phòng chịu sự hướng dẫn về chuyên môn lưu trữ của Phòng Tổng hợp. Toàn bộ các văn bản hồ sơ gốc của Cung đều do Phòng Tổng hợp lưu trữ. Các phòng khác cần sử dụng tài liệu sẽ sử dụng bằng phương pháp photo văn bản hoặc lấy files dữ liệu.

 

 

Chương IV
TỔ CHỨC HỘI HỌP

 

Điều 20. Họp giao ban cơ quan

1. 02 tuần một lần, Lãnh đạo Cung tổ chức họp giao ban, thời gian họp do Giám đốc ấn định để đánh giá công tác của tuần và triển khai kế hoạch của tuần tiếp theo.

2. Định kỳ mỗi tháng tổ chức họp giao ban cơ quan một lần vào tuần cuối tháng hoặc tuần đầu tháng kế tiếp tùy theo công việc cụ thể; Thời gian họp do Giám đốc ấn định để đánh giá tình hình công tác của tháng và triển khai chương trình, kế hoạch của tháng tiếp theo. Thành phần dự họp gồm: Các đồng chí Lãnh đạo Cung; Trưởng, phó các Phòng thuộc Cung và một số thành phần khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc Cung.

3. Định kỳ mỗi quý tổ chức họp vào tuần cuối quý hoặc tuần đầu quý kế tiếp tùy theo công việc cụ thể; Thời gian họp do Giám đốc Cung ấn định để đánh giá tình hình công tác của quý và triển khai chương trình, kế hoạch của quý tiếp theo. Thành phần dự họp gồm: Các đồng chí Lãnh đạo Cung; Trưởng, phó các Phòng và một số thành phần khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc Cung.

4. Định kỳ 6 tháng một lần lãnh đạo Cung tổ chức họp toàn thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan để nghe phản ánh tình hình và truyền đạt các chủ trương, chính sách mới của Đảng, Nhà nước và triển khai các mặt công tác của Cung.

5. Nội dung cuộc họp:

Phòng Tổng hợp có trách nhiệm chuẩn bị nội dung cuộc họp trình Giám đốc Cung duyệt trước ngày họp ít nhất 01 ngày.

Tại cuộc họp giao ban Trưởng các Phòng trực thuộc báo cáo những công việc đã làm, những việc chưa làm được, nguyên nhân và đề xuất, kiến nghị hướng giải quyết;

Tại cuộc họp, Phòng Tổng hợp tổ chức ghi biên bản, sau cuộc họp trình Lãnh đạo Cung ký kết luận những vấn đề chính trong cuộc họp để các Phòng, đơn vị trực thuộc thực hiện và có nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.

Điều 21. Họp chuyên môn theo lĩnh vực, công việc

1. Họp chuyên môn tại Cung do Lãnh đạo Cung chủ trì

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nếu cần tổ chức họp chuyên môn do Lãnh đạo Cung chủ trì thì Trưởng phòng chuyên môn chủ trì có trách nhiệm thông báo cho các Phòng, cán bộ có liên quan và chuẩn bị nội dung chuyên môn, báo cáo lãnh đạo Cung phụ trách lĩnh vực trước khi tổ chức cuộc họp. Phòng chuyên môn tham gia cùng lãnh đạo Cung trong quá trình tổ chức, điều hành cuộc họp.

2. Lãnh đạo Cung tham gia các cuộc họp ngoài cơ quan

Khi lãnh đạo Cung tham gia các cuộc họp của Viện, của Bộ hoặc của các cơ quan, đơn vị khác tổ chức, nếu Phòng chuyên môn nào được giao chuẩn bị trước nội dung dự họp thì Trưởng Phòng chuyên môn đó có trách nhiệm nghiên cứu chuẩn bị nội dung và báo cáo, tham mưu cho Lãnh đạo Cung được giao dự họp trước thời gian họp ít nhất 1/2 ngày.

Phòng Tổng hợp có trách nhiệm xem xét và tham mưu cho Giám đốc Cung việc giao nhiệm vụ chuẩn bị nội dung cho các Phòng chuyên môn có liên quan đến các cuộc họp của Lãnh đạo Cung.

3. Các Phòng, cán bộ tham gia các cuộc họp ngoài cơ quan

Khi các Phòng, cán bộ được giao tham dự các cuộc họp do cơ quan, đơn vị khác mời Cung dự họp. Nếu nội dung cuộc họp đã có hồ sơ gửi trước và cần có quan điểm của Cung thì Phòng chuyên môn được giao dự họp có trách nhiệm nghiên cứu, báo cáo nội dung với lãnh đạo Cung phụ trách lĩnh vực trước khi dự họp để xin ý kiến thống nhất. Sau khi dự họp, Phòng chuyên môn có trách nhiệm báo cáo kết quả cuộc họp với Lãnh đạo Cung phụ trách chậm nhất 01 ngày sau khi cuộc họp đó kết thúc. Đối với những việc quan trọng, phải báo cáo Giám đốc Cung trước và sau khi dự họp.

 

Chương V
CHẾ ĐỘ THÔNG TIN, BÁO CÁO

 

Điều 22. Chế độ thông tin, báo cáo

1. Lãnh đạo Cung thường xuyên thông tin cho các Trưởng Phòng và toàn bộ cán bộ, nhân viên về những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, các nội dung thông tin có liên quan đến lĩnh vực công tác của Cung.

2. Trưởng phòng Tổng hợp cung cấp thông tin cho Lãnh đạo Cung phụ trách lĩnh vực về tiến độ thực hiện các nội dung, các vấn đề đã và đang được Lãnh đạo Cung chỉ đạo giải quyết; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Cung các vấn đề quan trọng của Cung.

3. Trưởng Phòng có nhiệm vụ thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo định kỳ với Lãnh đạo Cung và thông báo cho Phòng Tổng hợp. Trong trường hợp đột xuất, Giám đốc hoặc Lãnh đạo Cung phụ trách lĩnh vực có thể yêu cầu các Phòng, đơn vị báo cáo một số vấn đề hoặc nội dung công việc cụ thể.

4. Các Thông tin trên Bảng Thông báo của Cung do Giám đốc ký hoặc ủy quyền của Giám đốc đều là thông tin chính thức của Cung để tuân thủ Quy chế dân chủ được quy định tại Nghị định số 04/2015/NĐ-CP ngày 09/01/2015 của Chính phủ về thực hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

Điều 23. Phó giám đốc báo cáo Giám đốc

  1. Tình hình thực hiện những công việc hàng tuần thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, những việc vượt quá thẩm quyền giải quyết và những việc cần xin ý kiến Giám đốc.

  2. Nội dung và kết quả các cuộc họp khi được Giám đốc ủy quyền tham dự hoặc chỉ đạo, chủ trì các cuộc họp đó.

Điều 24. Trưởng phòng báo cáo Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực

  1. Các Trưởng phòng phải thực hiện đầy đủ chế độ thông tin báo cáo hàng tuần Lãnh đạo Cung theo quy định của Cung.

  Khi có vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền giải quyết của Phòng, Trưởng phòng phải báo cáo Lãnh đạo Cung để xử lý kịp thời.

  2. Ngoài việc thực hiện các quy định tại khoản 1 Điều này, Trưởng phòng Tổng hợp còn phải thực hiện nhiệm vụ sau đây:

  a. Tổ chức cung cấp thông tin hàng tuần cho Lãnh đạo Cung về các vấn đề đã được giải quyết.

  b. Tổng hợp và xây dựng Báo cáo của Cung gửi các đơn vị cấp trên.

  c. Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các Phòng thuộc Cung thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo và tổ chức khai thác thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Cung.

  d. Đề xuất và báo cáo Giám đốc những vấn đề cần xử lý qua phản ánh của cán bộ, nhân viên thuộc Cung và các đơn vị, cá nhân bên ngoài.

Điều 25. Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

1. Cung thực hiện chế độ báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ và xây dựng chương trình kế hoạch công tác theo năm, quý, tháng, tuần hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực.

2. Hàng tháng, Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc đánh giá trung thực về hiệu quả công việc của cán bộ, nhân viên trong Phòng, báo cáo Giám đốc xem xét để quyết định và làm căn cứ tính lương hàng tháng, khen thưởng - kỷ luật và đánh giá cán bộ, nhân viên cuối năm theo Mục 6, Chương III của Luật Viên chức.

3. Hàng tuần, cán bộ nhân viên có trách nhiệm làm Báo cáo tình hình thực hiện công việc hàng ngày theo Quy chế chấm công của Cung để đánh giá hiệu quả công việc của cán bộ, nhân viên.

Điều 26. Chuẩn bị các chương trình, đề án, báo cáo của Cung

Phòng được giao trách nhiệm chủ trì xây dựng các chương trình, đề án, báo cáo, sau khi chuẩn bị xong, phải xin ý kiến chính thức của các Phòng liên quan bằng một trong các hình thức sau:

1. Tổ chức họp về công việc được Lãnh đạo giao: Tài liệu gửi các Phòng, đơn vị mời họp ít nhất 02 ngày trước ngày họp. Phòng chủ trì giới thiệu nội dung và tiếp thu ý kiến, hoàn chỉnh văn bản, ý kiến thảo luận tại cuộc họp phải được ghi biên bản. Phòng được mời phải cử đại diện có đủ thẩm quyền đến dự và tham gia ý kiến.

2. Sử dụng hình thức trao đổi bằng văn bản: Phòng chủ trì gửi tài liệu đến các Phòng liên quan để lấy ý kiến; Phòng được hỏi ý kiến, phải có ý kiến chính thức gửi lại cho Phòng chủ trì chậm nhất là 02 ngày kể từ ngày nhận tài liệu. Phòng được hỏi ý kiến phải trả lời và thể hiện rõ ý kiến của mình trong thời hạn nêu trên.

 

Chương VI
CÁC NGUYÊN TẮC CÔNG TÁC KHÁC

 

Điều 27. Nguyên tắc bảo mật

1. Cán bộ, nhân viên trong cơ quan nếu cung cấp tài liệu, thông tin thuộc nội bộ cơ quan quản lý ra bên ngoài phải báo cáo và xin ý kiến Trưởng Phòng và chỉ khi nào được Trưởng phòng đồng ý mới được cung cấp thông tin nêu trên.

2. Các tài liệu, hồ sơ, cơ sở dữ liệu về tài chính kế toán, tổ chức cán bộ, quản lý tài sản, các tài liệu quan trọng khác và các trang thiết bị máy móc của Cung cung cấp ra bên ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan phải được sự đồng ý của Giám đốc.

3. Nhân viên văn thư là người chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định về việc giữ, và đóng con dấu.

4. Phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm giúp Giám đốc Cung kiểm tra, đôn đốc thực hiện công tác bảo mật theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 28. Nguyên tắc tiếp khách

1. Khi Cung có khách đến làm việc hoặc chào xã giao, Phòng Tổng hợp có nhiệm vụ chuẩn bị các nội dung phục vụ làm việc và tiếp khách. Tùy theo đối tượng khách đến làm việc, nếu liên quan đến Phòng nào thì Lãnh đạo Cung chỉ đạo Phòng đó làm việc và tiếp khách cùng.

2. Cán bộ, nhân viên thuộc Cung có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến Giám đốc trước khi mời khách đến thăm hoặc làm việc với Cung.

3. Cán bộ, nhân viên khi tiếp khách riêng đến Cung phải được sự đồng ý của Giám đốc, nếu được sự đồng ý của Giám đốc thì tiếp trong Phòng khách, không tiếp trong phòng làm việc.

4. Khi khách đến làm việc, nhân viên Lễ tân có trách nhiệm ghi sổ đăng ký, cấp thẻ ra vào và liên hệ với Giám đốc để phân công người tiếp đón.

Điều 29. Nguyên tắc làm việc ngoài giờ

Tùy theo yêu cầu công tác, nếu cán bộ, nhân viên phải làm thêm ngoài giờ hành chính thì báo cáo Lãnh đạo Cung phụ trách, Trưởng phòng, Trưởng phòng Tổng hợp về nội dung công việc và thời gian làm việc ngoài giờ; Phòng Tổng hợp có trách nhiệm thông báo cho tổ bảo vệ cơ quan để mở cổng và bảo vệ tài sản cho cán bộ, nhân viên đến làm việc ngoài giờ.

Điều 30. Thực hiện Quy chế dân chủ và các nội quy, quy chế của cơ quan

Cán bộ, nhân viên trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc Cung có trách nhiệm:

1. Thực hiện Quy chế dân chủ được quy định tại Nghị định số 04/2015/NĐ-CP ngày 09/01/2015 của Chính phủ về thực hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

2. Thực hiện nghiêm các nội quy, quy định của cơ quan; các quy định của pháp luật về đảm bảo văn minh công sở; thực hiện đúng quy tắc ứng xử của cán bộ, nhân viên khi thực thi nhiệm vụ;

3. Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong tất cả các lĩnh vực, hoạt động như sử dụng điện, nước, tài sản công; chỉ sử dụng khi cần thiết, hiệu quả, không sử dụng tài sản công vào việc riêng.

4. Hàng tháng, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo tại cuộc họp giao ban về kết quả thực hiện các nội quy, quy định, quy chế làm việc đối với các Phòng, đơn vị và cán bộ nhân viên trong cơ quan; kiến nghị  nhắc nhở những trường hợp vi phạm và theo dõi thường xuyên làm căn cứ để đánh giá cán bộ và bình xét thi đua hàng năm.

Điều 31. Chế độ kỷ luật lao động

Cán bộ, nhân viên của Cung phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về Nguyên tắc kỷ luật lao động, bao gồm:

1. Nghiêm túc chấp hành sự điều động, phân công nhiệm vụ của Giám đốc hoặc cấp trên phụ trách.

2. Phải bảo đảm hoàn thành chức trách nhiệm vụ, không trốn tránh trách nhiệm được giao.

3. Không tiết lộ thông tin liên quan đến bí mật công tác của cơ quan và Nhà nước.

4. Phải sử dụng có hiệu quả thời giờ làm việc, có mặt đúng giờ tại cơ quan theo giờ hành chính; không sử dụng thời gian làm việc của cơ quan làm việc riêng; không đi muộn, về sớm, tụ tập nhiều người chuyện trò gây mất trật tự trong cơ quan.

5. Khi tham gia các cuộc họp, phải thể hiện thái độ nghiêm túc, phát biểu ý kiến phải trên tinh thần xây dựng, không đọc sách, báo, nói chuyện riêng, sử dụng điện thoại trong giờ họp. Trường hợp có nhiệm vụ đột xuất không tiếp tục tham dự được cuộc họp, phải báo cáo và được sự đồng ý của chủ tọa cuộc họp.

6. Trong quan hệ công tác phải tuân thủ theo thứ bậc hành chính, chấp hành quy chế làm việc và thể hiện rõ chính kiến của cá nhân, cấp dưới phải nghiêm túc chấp hành ý kiến chỉ đạo của cấp trên.

7. Không được tự ý bỏ việc; nghỉ việc riêng phải báo cáo theo quy định; khi đi ra ngoài cơ quan trong giờ làm việc phải báo cáo rõ lý do và được sự đồng ý của Giám đốc.

8. Không tự ý đưa khách vào nơi làm việc trái quy định của cơ quan.

9. Thực hiện nghiêm quy định về quy chế làm việc của Cung, quy chế văn hóa công sở và các quy định khác về trách nhiệm, nghĩa vụ của viên chức, người lao động và những điều viên chức, người lao động không được làm theo Luật Viên chức, Luật Lao động.

Chương VII
TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

Điều 32. Trách nhiệm của tập thể và cá nhân

1. Phòng Tổng hợp có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế, báo cáo Giám đốc và thông báo tại cuộc họp giao ban hàng tháng.

2. Trưởng các phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, bảo mật, chế độ kỷ luật lao động v.v… của Phòng mình theo quy định của pháp luật hiện hành và của Cung.

3. Trưởng các phòng có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế này tới cán bộ, nhân viên trong phòng; chịu trách nhiệm liên đới nếu cá nhân trong phòng vi phạm, đồng thời phản ánh, kiến nghị sửa đổi nếu thấy cần thiết.

4. Ban Lãnh đạo và toàn thể cán bộ, nhân viên phải có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế làm việc và vận động mọi người cùng thực hiện.

Điều 33. Khen thưởng và kỷ luật

1. Cán bộ, nhân viên thực hiện tốt Quy chế làm việc sẽ được khen thưởng định kỳ hoặc đột xuất.

2. Cán bộ, nhân viên vi phạm các Quy định của Quy chế làm việc, tùy theo mức độ sẽ xử lý theo quy định của pháp luật. Cung sẽ ban hành Quy chế chi tiết về các hình thức kỷ luật cán bộ, nhân viên trên cơ sở Luật Lao động, Luật Viên chức và Nghị định số 27/2012/NĐ-CP ngày 06/04/2012 của Chính phủ về việc quy định xử lý kỷ luật viên chức và trách nhiệm bồi thường, hoàn trả của viên chức.

3. Việc thực hiện đúng Quy chế làm việc được coi là một tiêu chuẩn để xét thi đua khen thưởng, đánh giá viên chức hàng năm theo quy định của Luật Thi đua khen thưởng, Luật Viên chức.

Điều 34. Tổ chức thực hiện

Trong quá trình thực hiện Quy chế làm việc, nếu có nội dung cần bổ sung, điều chỉnh, Ban quy chế sẽ họp bàn và đề nghị để Giám đốc quyết định.

 

GIÁM ĐỐC         Đặng Đức Trí